Bestuur in een BV: wat zegt het WvV in mensentaal?

Bestuurders worden benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders, tenzij de statuten een andere regeling voorzien voor de eerste bestuurders bij de oprichting. De benoeming kan voor een bepaalde of onbepaalde duur zijn; het WvV legt hier geen wettelijke termijn op, in tegenstelling tot sommige andere vennootschapsvormen in het verleden.

Elke benoeming, elk ontslag en elke wijziging van bevoegdheid moet gepubliceerd worden in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Deze publicatie is niet louter administratief: zolang ze niet gebeurd is, kan een derde die te goeder trouw handelt zich beroepen op de vroegere toestand. Een bestuurder die ontslag nam maar wiens ontslag niet gepubliceerd werd, kan dus in bepaalde gevallen nog gebonden blijven ten opzichte van derden.

In de praktijk betekent dit dat je deze publicatieformaliteit niet mag onderschatten of uitstellen. Veel KMO's laten dit over aan hun boekhouder of notaris, wat verstandig is, maar de eindverantwoordelijkheid om dit tijdig te laten gebeuren ligt bij het bedrijf zelf. Een vergeten publicatie kan later tot onnodige discussies leiden, bijvoorbeeld bij een geschil met een leverancier of een bank.

Het WvV kent het bestuursorgaan een residuaire bevoegdheid toe: het mag alle handelingen stellen die nodig of nuttig zijn om het doel van de vennootschap te verwezenlijken, behalve wat de wet of de statuten uitdrukkelijk aan de algemene vergadering voorbehouden. Dit is een ruime bevoegdheid die in de praktijk de meeste dagelijkse en strategische beslissingen dekt.

Bepaalde beslissingen blijven wel voorbehouden aan de algemene vergadering: statutenwijzigingen, kapitaalverhogingen of -verminderingen (voor zover van toepassing), de benoeming en het ontslag van bestuurders, de goedkeuring van de jaarrekening, en de kwijting van bestuurders voor hun bestuur. Deze bevoegdheidsverdeling is grotendeels dwingend en kan niet zomaar bij statuten worden omgekeerd.

Voor de dagelijkse werking kan het bestuursorgaan een of meerdere personen aanduiden die belast worden met het dagelijks bestuur, met een eigen, beperktere bevoegdheid voor de courante handelingen. Deze aanduiding moet eveneens gepubliceerd worden en is nuttig om de dagelijkse werking niet telkens via het volledige bestuursorgaan te laten verlopen.

Het WvV voorziet een specifieke procedure wanneer een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing die het bestuursorgaan moet nemen. Denk aan een bestuurder die ook eigenaar is van een pand dat de BV wil huren, of aan een beslissing over een contract met een bedrijf waarin de bestuurder zelf een aandeel heeft.

In zo'n situatie moet de betrokken bestuurder dit belangenconflict melden vóór de beraadslaging, en de overige bestuurders moeten de vermogensrechtelijke gevolgen van de beslissing voor de vennootschap beoordelen. In een aantal gevallen moet de betrokken bestuurder zich onthouden van de stemming, en moet de beslissing en de verantwoording ervan opgenomen worden in de notulen en, voor bepaalde vennootschappen, toegelicht worden in het jaarverslag.

Deze procedure bestaat niet om wantrouwen te zaaien, maar om transparantie te organiseren rond situaties die anders makkelijk tot discussie leiden, zeker bij familiebedrijven waar bestuurders en aandeelhouders vaak dezelfde personen zijn. Het correct volgen van deze procedure beschermt de betrokken bestuurder net zo goed als het de vennootschap en de andere aandeelhouders beschermt.

Een van de meest besproken vernieuwingen van het WvV is de invoering van wettelijke aansprakelijkheidsplafonds voor bestuurders. Voor het eerst is de aansprakelijkheid van een bestuurder voor een lichte, occasionele fout begrensd tot een bedrag dat afhangt van de omvang van de vennootschap, gemeten via omzet en balanstotaal. Voor kleinere vennootschappen ligt dit plafond wettelijk lager dan voor grote ondernemingen.

Dit plafond geldt echter niet onbeperkt: bij herhaalde lichte fout, bij bedrog of bij zware fout blijft de aansprakelijkheid in principe onbeperkt. Ook specifieke wettelijke aansprakelijkheden, bijvoorbeeld inzake fiscale of sociale schulden bij bepaalde inbreuken, vallen buiten dit plafond. Het plafond is dus een belangrijke bescherming, maar geen vrijgeleide.

Precies om deze reden is een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering (D&O-verzekering) voor zowel interne als externe bestuurders geen overdreven voorzichtigheid, maar een normale onderdeel van een governancestructuur. Deze verzekering dekt doorgaans de kosten van verdediging en een deel van de eventuele schadevergoeding, en geeft externe bestuurders bovendien meer vrijheid om kritische standpunten in te nemen zonder onnodige persoonlijke vrees.

Het is belangrijk het wettelijke bestuursorgaan te onderscheiden van een raad van advies, die in het WvV geen formele status heeft. Een raad van advies is een informeel, niet-statutair orgaan dat de zaakvoerder of het bestuursorgaan adviseert, zonder zelf bindende beslissingsbevoegdheid te hebben en zonder de wettelijke aansprakelijkheidsregels van het WvV op zich te nemen.

Dat maakt een raad van advies flexibeler op te richten: geen publicatieverplichting, geen statutenwijziging, en een samenstelling die je vrij kan aanpassen aan je noden. De keerzijde is dat de adviezen niet bindend zijn: de uiteindelijke beslissing en verantwoordelijkheid blijven volledig bij het formele bestuursorgaan liggen.

Veel KMO's combineren beide: een klein, formeel bestuursorgaan zoals het WvV voorschrijft, aangevuld met een raad van advies waarin externe expertise wordt binnengebracht zonder de formele bestuursstructuur te moeten aanpassen. Welke combinatie het best past bij jouw bedrijf, hangt af van je aandeelhoudersstructuur, je financieringspartners en de complexiteit van je activiteiten — en dat bepaal je best in overleg met een jurist die je concrete situatie en statuten kent.