Twee offertes voor een raad van advies vergelijken

Tel per offerte de zittingsuren, de voorbereidingstijd en de uren voor overleg tussendoor op. Deel het jaarbedrag door dat totaal. U krijgt een effectief uurbedrag dat u mag vergelijken met andere adviseurs rond uw tafel.

Verrast het resultaat u? Dan zat het verschil niet in de prijs maar in de hoeveelheid werk die iemand voorzien heeft. Een goedkopere offerte met de helft van de uren is niet goedkoper, ze is kleiner.

Staat de tijdsbesteding niet in de offerte, dan kunt u die som niet maken. Vraag ze op. Wie het niet kan geven, heeft het niet berekend.

Vraag naar de startfase. Hoeveel tijd is voorzien voor inlezen en waarin precies? Iemand die zegt dat hij er 'wel invliegt', bedoelt dat u de eerste twee zittingen zult besteden aan uitleggen hoe uw bedrijf werkt.

Vraag ook wat er van u verwacht wordt in die fase. Een concreet lijstje — jaarrekeningen, statuten, belangrijkste contracten, organigram — is een goed teken. Het toont dat iemand dit vaker gedaan heeft.

En vraag wanneer u het eerste zichtbare resultaat mag verwachten. Een eerlijk antwoord ligt rond de tweede of derde zitting, niet na de eerste.

Kwartaalschijven met een duidelijke betalingstermijn zijn de norm. Let op de details: wordt er vooraf of achteraf gefactureerd en wat gebeurt er bij een start midden in een kwartaal?

Kijk ook naar wat er buiten het honorarium valt. Verplaatsingen horen apart en aan een lager tarief; externe kosten horen vooraf besproken te worden. Een offerte die daarover zwijgt, laat ruimte die u later niet wil.

Een vast bedrag verdient de voorkeur boven een uurtarief. Het maakt uw kost voorspelbaar en het haalt de rem van uw telefoon: u belt niet met een teller in uw hoofd.

Een offerte zonder evaluatiemoment vraagt u om een jaar of langer op vertrouwen te varen. Een offerte met een evaluatie na zes of twaalf maanden zegt: we toetsen dit samen.

Vraag waarop geëvalueerd wordt. Aanwezigheid is geen criterium. Bruikbare criteria zijn: zijn de beslissingen die we namen uitgevoerd, is de rapportering verbeterd en werd er iets op tafel gelegd dat anders niet besproken was.

Wie zelf voorstelt om die criteria vooraf vast te leggen, geeft u het beste signaal van het hele traject.

Bekijk de opzegtermijn en of ze wederkerig is. Drie maanden voor beide partijen is redelijk. Een lange termijn in het voordeel van één kant is dat niet.

Bij een formeel bestuursmandaat komt er een stap bij: ontslag en benoeming verlopen via het bevoegde orgaan en worden gepubliceerd. Dat hoort in de offerte te staan, want het bepaalt hoe snel een wissel praktisch kan.

Vraag ook wat er gebeurt met de kennis die opgebouwd is. Een overdrachtsnota bij het einde van het mandaat is een klein ding dat veel zegt over hoe iemand werkt.

De offerte is de neerslag van een gesprek. Ging dat gesprek over uw bedrijf of over de ervaring van de andere partij? Werd er doorgevraagd op de cijfers, of enkel geluisterd en samengevat?

Een bruikbaar signaal: heeft iemand u iets gezegd dat u liever niet gehoord had? Een externe bestuurder die in het verkennende gesprek al alles bevestigt wat u dacht, zal dat aan tafel ook doen.

Kies uiteindelijk niet de goedkoopste en niet de indrukwekkendste, maar diegene van wie het voorstel het best beschrijft wat uw bedrijf de komende twee jaar nodig heeft.