Bouwsteen één: tijd en dan de volledige tijd
Elke berekening begint bij tijd. Niet bij de tijd in de vergaderzaal, maar bij alle tijd die het mandaat opeist. Vier onderdelen: de zittingen zelf, de voorbereiding per zitting, het overleg tussendoor en de eenmalige inwerkperiode aan het begin.
Van die vier is voorbereiding het meest onderschat. Een bestuurder die de cijfers pas in de vergadering ziet, kan alleen vragen stellen die iedereen al gesteld heeft. De waarde zit in het werk dat vóór de vergadering gebeurt: cijfers naast de vorige periode leggen, de afwijkingen zoeken en één of twee vragen formuleren waar niemand op zit te wachten.
Bereikbaarheid tussen de zittingen is het tweede onderschatte deel. In een kmo komen de belangrijke vragen zelden op de dag van de vergadering: een bank die iets vraagt, een klant die wegvalt, een medewerker die opstapt. Die tijd hoort in de raming, anders wordt ze onzichtbaar geleverd of niet geleverd.
Bouwsteen twee: verantwoordelijkheid
Een formeel bestuursmandaat is een juridische positie. De bestuurder wordt benoemd, gepubliceerd en draagt bestuursaansprakelijkheid voor de beslissingen van het orgaan. Dat is geen detail: het betekent dat een verkeerd genomen beslissing gevolgen kan hebben in het persoonlijke vermogen.
Een lid van een raad van advies heeft die positie niet. De raad van advies adviseert; het bestuursorgaan beslist. De inhoudelijke bijdrage kan even zwaar zijn, maar de juridische gevolgen zijn dat niet.
Dat verschil verklaart waarom hetzelfde aantal zittingen bij een bestuursmandaat hoger geprijsd is dan bij een adviesrol. U betaalt niet enkel voor de aanwezigheid, maar voor het feit dat iemand mee tekent.
Bouwsteen drie: complexiteit van de situatie
Twee bedrijven met dezelfde omzet kunnen een sterk verschillende bestuursopdracht zijn. Eén vennootschap met één aandeelhouder en een stabiele markt vraagt minder dan een groep van vier vennootschappen met vastgoed, een familiale overdracht in voorbereiding en een bank die vragen begint te stellen.
Complexiteit zit in het aantal partijen aan tafel, in de vraag of er een conflict speelt, in de mate waarin de cijfers betrouwbaar zijn en in het aantal beslissingen dat op korte termijn genomen moet worden. Een bedrijf in overdracht heeft daarnaast een tijdsdruk die op zich al werk creëert.
Complexiteit is ook het onderdeel dat het snelst verandert. Een bedrijf dat na twee jaar rustiger vaarwater bereikt, hoort daar bij de evaluatie iets van te merken — in beide richtingen, trouwens.
Waarom omzet zelf geen prijsfactor is
Grotere bedrijven betalen doorgaans meer, maar niet omdat er een percentage van de omzet genomen wordt. Ze betalen meer omdat de dossiers zwaarder zijn: meer medewerkers, meer contracten, meer vennootschappen, meer partijen die iets vinden.
Het verschil is niet academisch. Een vergoeding gekoppeld aan omzet stijgt automatisch mee, ook wanneer de opdracht niet verandert. Een vergoeding gekoppeld aan werkelijke opdracht en verantwoordelijkheid doet dat niet, en dat is precies wat u wil bij een langlopende samenwerking.
Om dezelfde reden hoort er in een mandaat geen resultaatgebonden vergoeding te zitten. Wie toezicht houdt op cijfers, mag niet betaald worden op basis van diezelfde cijfers.
Waarom er een bandbreedte bestaat
Op een eerste gesprek volgt zelden één exact bedrag. Dat is geen ontwijking. Er is nog niet genoeg bekend om de tijdsbesteding correct in te schatten: het hangt af van hoe de cijfers eruitzien, hoe de besluitvorming vandaag verloopt en wat de eerste twaalf maanden op tafel komt.
Wat u wel mag verwachten, is een bandbreedte met de logica erbij: dit is wat het wordt bij vier zittingen en een beperkte startfase, dit is wat het wordt bij zes zittingen en een dossier in overdracht. Zo ziet u meteen welke keuze welk gevolg heeft.
Die bandbreedte is ook uw onderhandelingsruimte, maar niet op de manier die u misschien verwacht. U onderhandelt niet over het uurtarief, u onderhandelt over de opdracht. Vier zittingen in plaats van zes, of een adviesrol in plaats van een formeel mandaat: dat verandert de prijs op een manier die voor beide partijen houdbaar blijft.
Wat een lage prijs meestal betekent
Een opvallend laag jaarbedrag betekent bijna nooit een koopje. Het betekent doorgaans dat de voorbereiding niet ingerekend is, dat de bereikbaarheid tussendoor niet bestaat, of dat de betrokkene het mandaat als visitekaartje ziet en niet als opdracht.
Het risico daarvan is niet financieel maar bestuurlijk: een bestuurder die te weinig tijd heeft ingerekend, komt onvoorbereid, stelt geen lastige vragen en bevestigt wat u al dacht. Dat is duurder dan het verschil in honorarium.
Omgekeerd is een hoge prijs geen bewijs van kwaliteit. De vraag die u stelt is dezelfde: hoeveel uren zitten hierin en waaraan worden ze besteed? Op die vraag hoort elke aanbieder een concreet antwoord te hebben.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kost een extern bestuurder in een kmo?
De vergoeding hangt af van het aantal zittingen, de voorbereidingstijd en de complexiteit van het dossier. Voor een raad van advies liggen de bedragen lager dan voor een formeel bestuursmandaat, omdat er geen bestuursaansprakelijkheid aan vasthangt. Een concreet bedrag volgt na een kennismakingsgesprek waarin de opdracht scherp gesteld wordt.
Is het honorarium gekoppeld aan de omzet van mijn bedrijf?
Nee. Grotere bedrijven betalen doorgaans meer omdat de opdracht zwaarder is, niet omdat er een percentage van de omzet genomen wordt. Een resultaatgebonden vergoeding past niet bij een toezichthoudende rol.
Kan ik met een kleiner mandaat starten?
Ja en dat is vaak verstandig. Een beperkt aantal zittingen in het eerste jaar, met een evaluatie, geeft beide partijen de kans om te toetsen of de samenwerking werkt voor er iets zwaarders afgesproken wordt.